Método para Cruzar Cuentas por Pagar y Cobrar en QuickBooks
Permítanme sugerirles la manera más fácil de cruzar entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. En QuickBooks, estas cuentas se manejan como centros individuales, por lo que la manera más común sería realizar un ajuste con dos movimientos: un diario de la cuenta por pagar a una cuenta transitoria y el segundo desde la cuenta transitoria a la cuenta por cobrar.
Sin embargo, he encontrado un método más consistente, ya que los ajustes realizados con el método anterior no aparecerán en los reportes de Pagos. Los cobros de clientes deben realizarse exclusivamente por el centro destinado en QuickBooks para este efecto.
1. Recibiendo el Pago
Daremos clic en el icono especificado para este caso; aparecerá otra ventana en la cual marcaremos y anotaremos toda la información requerida. Una vez completa la información, daremos clic en "Save & Close". La factura del cliente se verá pagada exitosamente, observe en el lado superior izquierdo la leyenda "Paid" junto a la fecha del asiento del pago.
2. Realizando el Cruce del Pago
El monto del pago debe cruzarse entonces con el proveedor abonando parcialmente o en su totalidad la factura que corresponda. Procederemos de la siguiente manera:
- Escoger el módulo de los depósitos, recordando que el pago se encuentra temporalmente en una cuenta denominada "Documentos por depositar".
- Llenar el formulario en los campos solicitados y hacer la contrapartida a nombre del proveedor al que transferimos este abono, asegurando que el valor del asiento sea cero.
- Cancelar al proveedor con este valor en el módulo correspondiente.
Ventajas del Método
Este método tiene la ventaja de que los reportes de Pagos y Cobros reflejarán los movimientos reales de las cuentas bancarias, sin necesidad de hacer ajustes manuales. Además, se mantendrá un registro claro de las transacciones entre clientes y proveedores, facilitando el seguimiento y la conciliación.